Panchayat:Repo18/vol2-page1511

വില്ലേജ് എക്സറ്റൻഷൻ ഓഫീസർമാർ നിർവ്വഹണോദ്യോഗസ്ഥരായി നടപ്പിലാക്കുന്ന വിവിധ പദ്ധതികൾ ഫണ്ട് വിനിയോഗം നിർദ്ദേശങ്ങൾ പുറപ്പെടുവിക്കുന്നത് സംബന്ധിച്ച് സർക്കുലർ

(തദ്ദേശസ്വയംഭരണ (ഇആർബി) വകുപ്പ്, നം. 27383/ഇആർബി3/12/തസ്വഭവ. TVPM, dt. 15-07-2014)

വിഷയം - തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ വകുപ്പ് - ഗ്രാമവികസനം - വില്ലേജ് എക്സ്സ്റ്റൻഷൻ ഓഫീസർമാർ നിർവ്വഹണോദ്യോഗസ്ഥരായി നടപ്പിലാക്കുന്ന വിവിധ പദ്ധതികൾ - ഫണ്ട് വിനിയോഗം നിർദ്ദേശങ്ങൾ പുറപ്പെടുവിക്കുന്നത് സംബന്ധിച്ച്.

  തദ്ദേശസ്വയംഭരണ വകുപ്പിൽ വില്ലേജ് എക്സ്സ്റ്റൻഷൻ ഓഫീസർമാർ നിർവ്വഹണോദ്യോഗസ്ഥനായി നടപ്പിലാക്കുന്ന പദ്ധതികൾക്കായി സർക്കാർ അനുവദിക്കുന്ന ഫണ്ട് ഫലപ്രദമായി വിനിയോഗിക്കുന്നതു സംബന്ധിച്ച് താഴെപ്പറയുന്ന നിർദ്ദേശങ്ങൾ പുറപ്പെടുവിക്കുന്നു.   
    പദ്ധതിയുടെ ഗുണഭോക്താക്കൾക്ക് അവർ തെരഞ്ഞെടുക്കുന്ന ബാങ്കിൽ (സർവ്വീസ് കോ-ഓപ്പറേററീവ് ബാങ്ക്, കൊമേഴ്സസ്യൽ ബാങ്ക്, റീജിയണൽ റൂറൽ ബാങ്ക് തുടങ്ങിയവ) അക്കൗണ്ട് തുടങ്ങേണ്ടതും, ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിൽ നിന്നും/ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തിൽ നിന്നും അവർക്ക് അനുവദിക്കുന്ന തുക അക്കൗണ്ട് ട്രാൻസ്ഫർ വഴി അവരുടെ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് നൽകേണ്ടതുമാണ്. ഓരോ പദ്ധതിയ്ക്കും അനുവദിക്കുന്ന ഫണ്ട് ഓരോ പ്രത്യേക അക്കൗണ്ടിൽ ബാങ്കിൽ നിക്ഷേപിക്കേണ്ടതാണ്. വില്ലേജ് എക്സ്സ്റ്റൻഷൻ ഓഫീസർമാരോ ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് ഉദ്യോഗസ്ഥരോ പണം നേരിട്ട് കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ പാടില്ല. ഓഫീസുകളിൽ പണം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ അളവിൽ ആയിരിക്കണം. ബാങ്കിൽ നിന്ന് ലഭി ക്കുന്ന സ്റ്റേറ്റമെന്റുകളും സർട്ടിഫിക്കറ്റുകളും ഫണ്ട് വിതരണം ചെയ്തതിനുള്ള രേഖകളായി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.

PERFORMANCE REPORTS-REG.

[Local Self Government (FM) Dept., No. 41431/FM2/2014/LSGD, Tvpm, dt. 19-08-2014] Sub :- Performance reports-reg.

    It is observed that during the time of discussion in the Niyamasabha about the demands of grants, Head of Departments/institutions take initiative at the last minute and prepare sketchy notes for the discussion and submit to the government. Most of the time these notes were submitted in the last minutes, often directly to the office of the Concerned. Honourable Minister, Head of Institutions are seen usually not submit details to the Government. These activities invariably affect the proper reporting and appreciation of facts to the Honourable Ministers by the respective Government Secretaries.
   In order to avoid such things in future, the following are ordered for adherence. 

1. Immediately after the presentation of the State Budget in the Niyamasabha all HOD/ls will prepare the following details:-

a. Allocation and expenditure in respect of their department/Institution for each plan/Non-plan programme for the last five years in Tables. 
b. Performance reporton each budgetary (Plan & Nonplan) allocation and all other funds received for the last financial year. 

c. Separate brief notes on achievements made as part of the plan implementation during the previous years of the Current five year plan with enough photographs. ' . d. Plan of action envisaged for the implementation of schemes initiated in the current year.

e. A brief note on pressing issues which could be raised by the Members of the Legislative Assembly and needed special mentions by the Honourable Minister and its possible resolves that can be tackled by the administrative department.
f. Staff position status of department facilities in general. 

2. All the details except items dandementioned above prepared and compiled in the form of a booklet (Covering the areas such as an introduction, Aims/functional objectives of the department, details of administration, programme, services, details of various agencies working under the department, sincetheir inception Budget, conclusion) should be forwarded to the LSG(FM) department before November 30th of every calendar year and published in the LSGD/their websites. The items d8:e shall be forwarded within a week after the presentation of the State Budget in the Niyamasabha. 3. Meanwhile the Head of departments and Institutions shall publish all their annual administrative reports performance reports with available photographs, since their inception, in the LSGD/their website within a month.