Panchayat:Repo18/vol2-page1387

i് അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗം വിവിധ സീറ്റുകൾക്കായി ചുമതലകൾ വിഭജിച്ചു നൽകുക. ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് രേഖപ്പെടുത്തുക. ബജറ്റ് എൻട്രി രേഖപ്പെടുത്തുക കഴിഞ്ഞവർഷം അവസാനത്തെ പിരിഞ്ഞു കിട്ടാനുള്ള തുക (കറന്റ്) വർഷാരംഭത്തിൽ പിരിഞ്ഞു കിട്ടാനുള്ള തുക (കുടിശ്ശിഖ) ആക്കി മാറ്റുക. കഴിഞ്ഞവർഷം അവസാനത്തെ ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് പുതിയ വർഷം ആരംഭത്തിൽ ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് ആക്കി മാറ്റുക. വസ്തു നികുതി, തൊഴിൽ നികുതി (ട്രേഡേഴ്സ്) പരസ്യനികുതി, ഭൂമി വാടക, കെട്ടിടം വാടക, ഡിമാന്റ് ഒ ലൈസൻസ് ഫീസ്, പി.എഫ്.എ. ലൈസൻസ് ഫീസ് തുടങ്ങിയവയുടെ വരുമാന അക്രൂവൽ വർഷാരംഭത്തിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക. കഴിഞ്ഞ വർഷം അവസാനത്തിൽ മുൻകൂറായി ലഭിച്ചതും, ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ ബാധ്യതയായി കാണി ച്ചിട്ടുള്ളതും ആയ ഡി ആന്റ് ഒ/പി.എഫ്.എ. ലൈസൻസ് ഫീസ്, പുതിയ വർഷത്തിൽ ലഭിക്കാനുള്ള തുകക്കെതിരെ ക്രമീകരിക്കുക. ഓരോ ബില്ലു പരിശോധിക്കുമ്പോൾ പേയ്ക്കുമെന്റ് ഓർഡർ രേഖപ്പെടുത്തുക. പേയ്ക്കുമെന്റ് ഓർഡറിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ പേയ്ക്കുമെന്റ് വൗച്ചർ രേഖപ്പെടുത്തുക. ഓരോ ദിനാന്ത്യത്തിലും കാഷ് ബുക്ക, ബാങ്ക് ബുക്കുകൾ എന്നിവയുടെ പ്രിന്റൌട്ട് എടുത്ത് അക്കൗണ്ടസ് വിഭാഗം സൂപ്രണ്ടിനെ ഏല്പിക്കുക. ഓരോ മാസാന്ത്യത്തിലും ബാങ്ക്/ട്രഷറി റിക്കൺസിലീയേഷൻ നടത്തി റിപ്പോർട്ട് തയ്യാറാക്കുക. ഓരോ മാസാന്ത്യത്തിലും ബാലൻസ് ഷീറ്റ, ഇൻകം ആന്റ് എക്സ്പെൻഡിച്ചർ സ്റ്റേറ്റമെന്റ്, രസീറ്റ ആന്റ് പേയ്ക്കുമെന്റ് സ്റ്റേറ്റമെന്റ് എന്നിവയുടെ പ്രിന്റൌട്ട് എടുത്ത് അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗം സൂപ്രണ്ടിനെ ഏൽപ്പി ക്കുക. ബാദ്ധ്യതയായി രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന ഗ്രാന്റ് തുകകൾ (ഉദാ: വികസന ഫണ്ട്) ചെലവഴിക്കു മ്പോൾ മൂലധന ചെലവിന് തുല്യമായ തുക (Capital Contribution) ആയും റവന്യൂ ചെലവിനു തുല്യമായ തുക റവന്യൂ ഗ്രാന്റ് ആയും മാറ്റുന്നതിനുള്ള ജേണൽ എൻട്രി രേഖപ്പെടുത്തുക. നിർമ്മാണ പ്രവൃത്തികൾ പൂർത്തിയാക്കി (Completion Certificate) ലഭിക്കുന്നതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ (Capital work in progress)60) (Fixed Asset) (Groos) 0096). വർഷാവസാനം സ്റ്റോക്കിൽ നിന്നുള്ള ചെലവ്, ആസ്തി എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തി സ്റ്റോക്കിന്റെ ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് രേഖപ്പെടുത്തുക. വർഷാവസാനം, പ്രൊവിഷൻ, ഡീപ്രീസിയേഷൻ എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തുക. വർഷാവസാനം വാർഷിക ധനകാര്യ പ്രതികകളുടെ പ്രിന്റ് ഔട്ട് എടുത്ത് അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗം സൂപ്രണ്ടിനു സമർപ്പിക്കുക. ബി വിഭാഗം ഫണ്ടുകളുടെ കാര്യത്തിൽ ട്രഷറിയിൽ നിന്ന് കാഷ ലഭിക്കുമ്പോൾ വരവിന് ഡിമാന്റ് തയ്യാറാക്കുക. (കാഷ ചെലവിനുള്ള പേയ്ക്കുമെന്റ് കാഷിയർ രേഖപ്പെടുത്തും) ഡിമാന്റ് ഡ്രാഫറ്റായി തുക ലഭിക്കുമ്പോൾ വരവിന് ഡിമാൻഡും ചെലവിന് പേയ്ക്കുമെന്റ് ഓഡർ / പേയ്ക്കുമെന്റ് വൗച്ചറും തയ്യാറാക്കുക. ഓരോ സീറ്റിലും പരിശോധിക്കുന്ന ബില്ലുകൾക്ക് പേയ്ക്കുമെന്റ് ഓർഡർ തയ്യാറാക്കുക. i റവന്യു വിഭാഗം (ടാക്സ്/നോൺ ടാക്സ്) അക്രൂവൽ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള വരുമാനങ്ങളുടെ കാര്യത്തിൽ (ഉദാ: വസ്തു നികുതി, തൊഴിൽ നികുതി - ട്രേഡേഴ്സ്, പരസ്യനികുതി, ഭൂമി- കെട്ടിടം വാടക) വർഷാരംഭത്തിൽ ഡിമാൻഡിന്റെ അടി സ്ഥാനത്തിലുള്ള വരുമാനം അക്രൂവൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനായി, അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗത്തിനു നൽകുക, ഇതിൽ റിവിഷൻ, അപ്പീൽ, പൊളിക്കൽ, റെമിഷൻ പുതിയ അസസ്മെന്റ് തുടങ്ങിയവയുടെ അടിസ്ഥാന ത്തിൽ മാറ്റം വരുത്താവുന്നതും, വരുത്തുന്ന മാറ്റം അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗത്തിനും അറിയിക്കേണ്ടതുമാണ്. വർഷാവസാനത്തിൽ ഓരോ വിഭാഗത്തിലും പിരിഞ്ഞു കിട്ടാനുള്ള കുടിശ്ശിക തുകകളുടെ വാർഷികാ ടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള വിശകലനം അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗത്തിന് നൽകേണ്ടതാണ്. ഇതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തി ലായിരിക്കും പ്രൊവിഷൻ നൽകുക. iv ആരോഗ്യ വിഭാഗം: വർഷാരംഭത്തിൽ ലൈസൻസ് തുകകളുടെ ഡിമാൻഡ് വിവരവും വർഷാവസാനത്തിൽ പിരിഞ്ഞുകി ട്ടാനുള്ള കുടിശ്ശിക തുകകളുടെ വർഷാടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള വിശകലനവും അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗത്തിനു നൽകണം. ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് തുകകളുടെ വിവരം വർഷാവസാനം അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗത്തിന് നൽകണം.