Panchayat:Repo18/vol2-page1385

സാംഖ്യ - സഞ്ചയ - സ്ഥാപന - സുലേഖ എന്നിവ യോജിച്ചു പ്രവർത്തിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ മിനിമം അടിസ്ഥാന സൗകര്യങ്ങൾ ഐ.കെ.എം. ടെക്സനിക്കൽ അസിസ്റ്റന്റിന്റെ സഹായത്തോടെ വിലയി രുത്തി യുക്തമായ നടപടികൾ നഗരസഭ സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്. ഏറ്റവും ചുരുങ്ങിയത് താഴെ പറയുന്ന അടിസ്ഥാന സൗകര്യങ്ങളെങ്കിലുമുണ്ടെന്ന് സെക്രട്ടറി ഉറപ്പുവരുത്തണം. അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗത്തിൽ മൂന്നു കമ്പ്യൂട്ടറുകളും ഒരു ലേസർ പ്രിന്ററും കാഷ് വിഭാഗത്തിൽ രണ്ടു കമ്പ്യൂട്ടറുകളും രണ്ട് പ്രിന്ററുകളും. റവന്യൂ വിഭാഗത്തിൽ / ടാക്സ് സംബന്ധിച്ച അസസ്സമെന്റ് / ഡിമാന്റിന് രണ്ടും, നോൺടാക്സ് സംബ ന്ധിച്ച അസസ്സമെന്റ് / ഡിമാന്റിൽ ഒന്നും, ഔട്ടഡോർ കളക്ഷൻ വിവരങ്ങൾ സഞ്ചയയിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന തിന് ഒരു റവന്യൂ ഇൻസ്പെക്ടർക്ക് ഒന്ന് എന്ന തോതിലും കമ്പ്യൂട്ടറുകളും ഒരു ഡോട്ട് മാട്രിക്സ് പ്രിന്ററും. വരവ് സംബന്ധിച്ച ഡിമാന്റ് തയ്യാറാക്കുന്ന ഓരോ വിഭാഗത്തിലും (ഉദാ: ആരോഗ്യം, എഞ്ചിനീയ റിംഗ് ടൗൺ പ്ലാനിംഗ്, കൗൺസിൽ, ജനറൽ തുടങ്ങിയവ) ഏറ്റവും ചുരുങ്ങിയത് ഒരു കമ്പ്യൂട്ടറും ഒരു ഡോട്ടമാടിക്സ് പ്രിന്ററും. മേൽപ്പറഞ്ഞ കമ്പ്യൂട്ടറുകൾക്ക് വൈദ്യുതി സപ്ലെയും, ആവശ്യമായ നെറ്റ്വർക്ക് സംവിധാനവും ഉണ്ടായിരിക്കണം. അനുബന്ധം-1 ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതു സംബന്ധിച്ച നിർദ്ദേശങ്ങൾ സർക്കുലറിൽ നിർദ്ദേശിച്ച രീതിയിൽ ആദ്യഘട്ടത്തിൽ കാഷ / ബാങ്ക് / ട്രഷറി ബാലൻസുകൾ മാത്രം ഉൾപ്പെടുത്തി ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുക. അടുത്ത ഘട്ടത്തിൽ ഡിസിബി സ്റ്റേറ്റമെന്റ്, വായ്ക്കപ് / അഡ്വാൻസ് / ഡെപ്പോസിറ്റ് രജിസ്റ്ററുകളും മറ്റു രേഖകളും പ്രകാരമുള്ള ആസ്തി - ബാധ്യത കൾ ഉൾപ്പെടുത്തുക. മൂന്നാമത്തെ ഘട്ടത്തിൽ സ്ഥിര ആസ്തികൾ ഉൾപ്പെടുത്തുക. പൂർണ്ണമായ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതു സംബന്ധിച്ച് കേരള മുനിസിപ്പൽ അക്കൗണ്ടസ് മാന്വലിൽ നൽകിയിട്ടുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങളുടെ രത്നച്ചുരുക്കം താഴെ കൊടുക്കുന്നു. (ഇതുവരെ ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കിയിട്ടില്ലാത്തതും കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് നിർവ്വ ഹിച്ചതും ആയ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ആദ്യബാലൻസ് ഷീറ്റ് ആയതിലാണ് ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് എന്നു പേർ നൽകിയിരിക്കുന്നത്. 2010 മാർച്ച് 31-ന്റെ ബാലൻസ് ഷീറ്റ് ആണ് തയ്യാറാക്കേണ്ടത്) ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുന്നതിന് പ്രധാനമായും മൂന്ന് നടപടികളാണ് കൈക്കൊളേളണ്ടത്. 1. നഗരസഭയുടെ ആസ്തി ബാധ്യതകൾ സമാഹരിക്കുന്നതിനും തിരിച്ചറിയുന്നതിനും സഹായക മായ വിധത്തിൽ ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ പൂർണ്ണമാക്കുക. 2. രേഖകൾ പ്രകാരമുള്ള ആസ്തി-ബാധ്യതകൾ ശരിയാണെന്ന് വിവിധ പരിശോധനകൾ വഴി ഉറപ്പു വരുത്തുക. 3. കേരള മുനിസിപ്പൽ അക്കൗണ്ടസ് മാന്വലിൽ നിർദ്ദേശിച്ച ഫോർമാറ്റിൽ ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാ റാക്കി കൗൺസിലിന്റെ അംഗീകാരം നേടുക. ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള പൊതുവായ മാർഗ്ഗ നിർദ്ദേശങ്ങൾ വിവിധ രേഖകളിൽ നിന്ന് ആസ്തി-ബാധ്യതകൾ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ സമാഹരിക്കുക. ഒന്നും വിട്ടുപോയിട്ടില്ലെന്നും ശേഖരിച്ച വിവരങ്ങൾ കൃത്യമാണെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തുക. മറ്റൊരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേരിലുള്ള ആസ്തി നഗരസഭയുടെ ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ ഉൾപ്പെടുത്താൻ പാടില്ല. ഉദാ: സഹകരണസംഘം, ടസ്റ്റ സൊസൈറ്റി, കമ്പനി. ഓരോ ആസ്തിയും ഫങ്ഷനുമായി ബന്ധപ്പെടുത്തണം. കൈമാറിക്കിട്ടിയ ഓരോ സ്ഥാപനത്തിന്റെയും ആസ്തി പ്രത്യേകമായി രേഖപ്പെടുത്തണം. അവ നഗരസഭയുടെ ആസ്തിയായി ഉൾപ്പെടുത്തണം. വിലകൊടുക്കാതെ കൈമാറിക്കിട്ടിയ ആസ്തികൾ ഒരു രൂപ വിലയായിരിക്കും ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ കാണിക്കുക. ആസ്തി ആർജ്ജിക്കാൻ / നിർമ്മിക്കാൻ ചെലവഴിച്ച തുകയാണ് ആസ്തിയുടെ മൂല്യം. ഈ മൂല്യം നഗരസഭാ രേഖകളിൽ നിന്നു കണ്ടെത്തണം. കേരള മുനിസിപ്പൽ അക്കൗണ്ടസ് മാന്വലിന്റെ 211-ാം അപ്പൻഡിക്സസിൽ നിർദ്ദേശിച്ച നിരക്കിൽ തേയ്ക്ക് മാനച്ചെലവ് (ഡിപ്രീസിയേഷൻ) രേഖപ്പെടുത്തണം. ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ ആസ്തിയുടെ യഥാർത്ഥ മൂല്യം തന്നെ രേഖപ്പെടുത്തും. ഇതുവരെയും തേയ്മാനച്ചെലവ് (Accumulated Depreciation) പ്രത്യേകമായി ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ രേഖപ്പെടുത്തും. തദ്ദേശഭരണസ്ഥാപനങ്ങൾ ശേഖരിച്ച ആസ്തിവിവരങ്ങൾ ഡിജിറ്റൈസ് ചെയ്തിട്ടുണ്ട്.