Panchayat:Repo18/vol2-page1383

സോഫ്റ്റ്വെയർ ഉപയോഗിച്ച് കോഴിക്കോട് കോർപ്പറേഷനിലും കണ്ണൂർ നഗരസഭയിലും ഡബിൾ എൻട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് നടപ്പാക്കുന്നതിന് സൂചന 2-ലെ സർക്കാർ ഉത്തരവിൽ നിർദ്ദേശിച്ചിട്ടുണ്ട്. സൂചന 3-ലെ സർക്കാർ ഉത്തരവ് പ്രകാരം പൈലറ്റ് നഗരസഭകൾ ഒഴികെയുള്ള നഗരസഭകളിൽ 1-4-2010 മുതൽ ഇൻഫർമേ ഷൻ കേരള മിഷൻ വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത സാംഖ്യ- കെ.എം.എ.എം. സോഫ്റ്റ്വെയർ ഉപയോഗിച്ച അക്രൂ വൽ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള ഡബിൾ എൻട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം നടപ്പാക്കാൻ നിർദ്ദേശിച്ചിരുന്നു. മറ്റു നഗരസഭകളിൽ വിന്യസിച്ചു കഴിഞ്ഞ ശേഷം പൈലറ്റ് നഗരസഭകളിലും സാംഖ്യ-കെ.എം.എ.എം. വിന്യസിക്കുന്നതാണ്. നഗരസഭകളിൽ സാംഖ്യ - സഞ്ചയ - സ്ഥാപന - സുലേഖ ആപ്ലിക്കേഷനുകൾ സംയോജിച്ചായി രിക്കും പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. അതിനാൽ നഗരസഭകളിൽ സാംഖ്യ-കെ.എം.എ.എം. വിന്യസിച്ചു കഴിഞ്ഞാൽ സഞ്ചയ (റവന്യൂ മൊഡ്യൾ), സ്ഥാപന (എക്സ്സ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്റ് മൊഡ്യൾ), സുലേഖ (പ്ലാൻ മോണിറ്റ റിംഗ്) മൊഡ്യൂൾ എന്നിവയുമായി ചേർന്ന് സാംഖ്യ പ്രവർത്തിക്കുന്നതിനാവശ്യമായ മുന്നൊരുക്കങ്ങളും ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഇതു സംബന്ധിച്ച് താഴെ പറയുന്ന നിർദ്ദേശങ്ങൾ പുറപ്പെടുവിക്കുന്നു. 1. സാംഖ്യ-കെ.എം.എ.എം. വിന്യസിക്കുന്നതുമായി നേരിട്ട് ബന്ധപ്പെട്ട നിർദ്ദേശങ്ങൾ i. പരിശീലനം അക്കൗണ്ടസ്, കാഷ, വിവിധ സെക്ഷനുകളിലെ ഡിമാന്റ് തയ്യാറാക്കൽ എന്നീ വിഭാഗം പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടത്തുന്നവർക്കും അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗത്തിന്റെ ചുമതലയുള്ള സുപ്രണ്ടുമാർക്കും സെക്ര ട്ടറിമാർക്കുമുള്ള പരിശീലനം 2010 മാർച്ച് 1 മുതൽ കിലയിൽ ആരംഭിക്കുന്നതാണ്. ഈ വിഭാഗത്തിലുള്ള ജീവനക്കാരുടെ പേരുവിവരം കിലയെ അറിയിക്കണമെന്ന നിർദ്ദേശം എല്ലാ നഗരസഭാ സെക്രട്ടറിമാർക്കും നൽകിയിട്ടുണ്ട്. i്. സംസ്ഥാനതല മോണിറ്ററിംഗ് സമിതി:- സാംഖ്യ-കെ.എം.എ.എം. ഉപയോഗിച്ച സംസ്ഥാനതല ത്തിൽ ഡബിൾ എൻട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം നടപ്പാക്കുന്നതു സംബന്ധിച്ച തുടർ നിരീക്ഷണത്തിന് നഗരകാര്യ ഡയറക്ടർ ചെയർപേഴ്സസണും, സ്റ്റേറ്റ് പെർഫോമൻസ് ഓഡിറ്റ് ഓഫീസർ കൺവീനറും ആയി ട്ടുള്ള ഒമ്പതംഗ സംസ്ഥാനതല നടപ്പാക്കൽ - തുടർ നിരീക്ഷണ സമിതിക്ക് രൂപം നൽകിയിട്ടുണ്ട്. പരിശീ ലനം, നടപ്പാക്കൽ തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങൾ പ്രസ്തുത സമിതിയുടെ മേൽനോട്ടത്തിലായിരിക്കും. iii. മേഖലാതല സമിതി:- മേഖലാ നഗരകാര്യ ജോയിന്റ് ഡയറക്ടർ ചെയർപേഴ്സസണും കൺവീനറു മായും നഗരസഭാ സെക്രട്ടറിമാർ അംഗങ്ങളായും ഉള്ള മേഖലാതല സമിതികൾ ദക്ഷിണ - മദ്ധ്യ - ഉത്തര മേഖലകളിൽ രൂപീകരിക്കേണ്ടതാണ്. എല്ലാ മാസവും മേഖലാ സമിതികൾ യോഗം ചേർന്ന് ആവശ്യമായ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുകയും സംസ്ഥാനതല സമിതിക്ക് പ്രതിമാസ റിപ്പോർട്ട് നൽകുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ്. iv. നഗരസഭാതല സമിതി:- ധനകാര്യ സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റി ചെയർമാൻ അദ്ധ്യക്ഷനായും നഗരസഭാ സെക്രട്ടറി കൺവീനറായും അക്കൗണ്ട്സ് വിഭാഗം സുപ്രണ്ടും ഇൻഫർമേഷൻ കേരള മിഷൻ പ്രതിനി ധിയും അംഗങ്ങളായുമുള്ള നഗരസഭാതല സമിതി രൂപീകരിക്കേണ്ടതും, സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ്വെയറിന്റെ നടത്തിപ്പിന് സമിതി മേൽനോട്ടം വഹിക്കേണ്ടതുമാണ്. v. ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കൽ- നിലവിലുള്ള കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള സമ്പ്രദായ ത്തിൽ നിന്ന് അക്രൂവൽ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള സമ്പ്രദായത്തിലേക്ക് മാറുന്നതിന്റെ മുന്നോടിയായി ഓപ്പ ണിംഗ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള വിശദ മായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ കേരള മുനിസിപ്പൽ അക്കൗണ്ടസ് മാന്വലിൽ നൽകിയിട്ടുണ്ട്. രത്നച്ചുരുക്കം അനു ബന്ധം 1 ആയി ഉള്ളടക്കം ചെയ്യുന്നു. 2010 മാർച്ച് 31-ലെ ബാലൻസ് ഷീറ്റ് ആണ് തയ്യാറാക്കേണ്ടത്. ഇതിനായി, ചാർട്ടേഡ് അക്കൗണ്ടന്റി ന്റെയോ, യോഗ്യതയുള്ള മറ്റു വ്യക്തികളുടെയോ സേവനം ഉപയോഗപ്പെടുത്താവുന്നതാണ്. ചെലവ് തനതു ഫണ്ടിൽ നിന്നോ, ജനറൽ പർപ്പസ് ഫണ്ടിൽ നിന്നോ നിർവ്വഹിക്കുന്നതാണ്. ആദ്യഘട്ടത്തിൽ കാഷ് ബുക്ക് പ്രകാരമുള്ള 2010 മാർച്ച് 31-ലെ കാഷ, ബാങ്ക്, ട്രഷറി ബാലൻസുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തി ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കാവുന്നതാണ്. തുടർന്ന് ഡിസിബി പ്രകാരം ലഭി ക്കേണ്ട തുകകൾ, വായ്ക്കുപകൾ, അഡ്വാൻസുകൾ, ഡെപ്പോസിറ്റുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുത്തണം. അടുത്ത ഘട്ടത്തിൽ സ്ഥിര ആസ്തികൾ ഉൾപ്പെടുത്തണം. vi. 2009-2010-ലെ വാർഷിക ധനകാര്യ പ്രതിക:- കേരള മുനിസിപ്പൽ നിയമത്തിന്റെ 294-ാം ഖണ്ഡിക പ്രകാരം എല്ലാ മാസവും ജൂൺ ആദ്യവാരത്തിനകം കഴിഞ്ഞ ധനകാര്യ വർഷത്തെ വാർഷിക ധനകാര്യ പ്രതിക കൗൺസിൽ അംഗീകാരത്തോടെ സെക്രട്ടറി തയ്യാറാക്കേണ്ടതാണ്. 2009-2010 വർഷത്തെ വാർഷിക ധനകാര്യ പ്രതികയും ഡിസിബി സ്റ്റേറ്റമെന്റും എത്രയും വേഗം തയ്യാറാക്കേണ്ടതാണ്. vii. രജിസ്റ്ററുകൾ കൃത്യമായി എഴുതി പൂർത്തിയാക്കൽ, ബാങ്ക് റിക്കൺസിലിയേഷൻ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ വാർഷിക ധനകാര്യ പ്രതിക എന്നിവയുടെ കൃത്യത ഉറപ്പുവരുത്തണമെങ്കിൽ കാഷ് ബുക്ക്, വരവ് രജിസ്റ്റർ, ചെലവ് രജിസ്റ്റർ, അഡ്വാൻസ് / ഡെപ്പോസിറ്റ് രജിസ്റ്ററുകൾ, വായ്ക്ക്പാ രജിസ്റ്ററുകൾ, ഡിമാന്റ് രജിസ്റ്ററുകൾ എന്നിവ കൃത്യമായി എഴുതി പൂർത്തിയാക്കണം. ബാങ്ക് / ട്രഷറി റിക്കൺസിലിയേഷൻ നടത്തി 31.03.2010-ലെ ബാങ്ക് / ട്രഷറി റിക്കൺസിലിയേഷൻ സ്റ്റേറ്റമെന്റ് തയ്യാറാക്കണം.