Panchayat:Repo18/vol2-page1339

മേൽപ്പറഞ്ഞ വകുപ്പുകളുടെയും ചട്ടങ്ങളുടെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ ഓഫീസിലെ ഓരോ ജീവനക്കാര ന്റെയും/ജീവനക്കാരിയുടെയും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ, എന്തൊക്കെയാണെന്നും ആയതിൽ കൃത്യവിലോ പമോ വീഴ്ചയോ വരുത്തിയാലുള്ള ഭവിഷ്യത്തുകൾ ബാധ്യതകൾ എന്തൊക്കെയാണെന്നതും സംബന്ധിച്ചും വ്യക്തമാക്കിക്കൊണ്ട് ഉടൻ പ്രാബല്യത്തിൽ വരുംവിധം ഓഫീസ് ഉത്തരവ് നൽകുന്നതിന് എല്ലാ ഗ്രാമ പഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറിമാരും നടപടിസ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്. 2. പ്രസ്തുത ഓഫീസ് ഉത്തരവിൽ, ഓരോ ജീവനക്കാരനും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രജിസ്റ്ററുകൾ, മറ്റു രേഖകൾ, ഫയലുകൾ, വൗച്ചറുകൾ എന്നിവയുടെ സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പിനും, പരിശോധനകൾക്കായി അവ ഹാജരാക്കുന്നതിനുമുള്ള ഉത്തരവാദിത്തം പ്രസ്തുത ജീവനക്കാർക്കാണ് എന്ന് പ്രത്യേകം വ്യക്തമാ ക്കിയിരിക്കണം. 3. എം.ഒ.പി. പാലിക്കണം.- വിവിധ വകുപ്പുകളിൽ നിന്നും കൈമാറിക്കിട്ടിയ സ്ഥാപനങ്ങൾ ഉൾപ്പെടെ ഒരു ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന്റെ ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ അവലംബിക്കേണ്ട നടപടിക്രമങ്ങൾ വ്യവസ്ഥ ചെയ്യുന്ന “ഓഫീസ് മാനേജ്മന്റ് മാന്വൽ’ സർക്കാർ തലത്തിൽ ഉടനെ പുറപ്പെടുവിക്കുന്നതാണ്. അതു വരെ ഫയലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിലും രജിസ്റ്ററുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നതിലും മറ്റും ഓഫീസ് നടപടി ഗ്രന്ഥത്തിലെ (എം.ഒ.പി.) വ്യവസ്ഥകൾ പാലിക്കേണ്ടതാണ്. പേഴ്സണൽ രജിസ്റ്റർ എഴുതി സൂക്ഷിക്കേ ണ്ടതും അവ യഥാസമയം പരിശോധനയ്ക്ക് നൽകേണ്ടതുമാണ്. ഇക്കാര്യം ഹെഡ് ക്ലാർക്ക്/സൂപ്രണ്ട് ഉറ പ്പാക്കേണ്ടതും വീഴ്ച വരുത്തുന്നവർക്കെതിരെ നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ടതുമാണ്. 4. പൗരാവകാശ രേഖയിലെ വ്യവസ്ഥകൾ പാലിക്കണം.- പുതിയ കെട്ടിടങ്ങൾക്ക് നമ്പർ അനുവ ദിക്കൽ, വിവിധ സാക്ഷ്യപത്രങ്ങൾ, മറ്റു സേവനങ്ങൾ ഇവ നൽകുന്നതിന് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിദ്ധീകരിച്ചി ട്ടുള്ള പൗരാവകാശ രേഖയിൽ നിർണ്ണയിച്ചിട്ടുള്ള ദിവസങ്ങളിൽ ക്ലിപ്തപ്പെടുത്തേണ്ടതും ശേഷിക്കുന്ന ദിവസങ്ങൾ ഓഫീസ് ജോലികൾക്കായി; അതായത് ഫയലുകൾ ശരിയാക്കൽ, രജിസ്റ്ററുകൾ QO)Lnooĺlouýl എഴുതി പൂർത്തീകരിക്കൽ, രേഖകൾ തയ്യാറാക്കൽ എന്നിവയ്ക്കായി നീക്കിവയ്ക്കക്കേണ്ടതുമാണ്. 5. ഇൻകുംബൻസി - മാസ്സർ രജിസ്റ്റർ- കൈമാറിക്കിട്ടിയ ആഫീസുകളിലേതുൾപ്പെടെ ഗ്രാമ പഞ്ചാ യത്തിലെ മൊത്തം ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെയും ജീവനക്കാരുടെയും പേര്, ഉദ്യോഗപ്പേര്, വീട്ട് മേൽവിലാസം, ടെലഫോൺ നമ്പർ, ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിൽ ജോലിയിൽ പ്രവേശിച്ച തീയതി എന്നിവയുൾപ്പെടെയുള്ള വിശ ദാംശങ്ങൾ ഒരു രജിസ്റ്ററിൽ എഴുതി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും പ്രസ്തുത ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാർ സ്ഥലം മാറിപ്പോകു മ്പോൾ അക്കാര്യവും, ഏത് ഓഫീസിലേക്കാണ് പോയതെന്നും ടി രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തുകയും വേണം. ആഡിറ്റിൽ കണ്ടെത്തുന്ന ക്രമക്കേടുകൾക്ക് ഉത്തരവാദികളായവരെ കണ്ടെത്തുന്നതിനും അവർക്കെതിരെ യഥാസമയം നടപടിസ്വീകരിക്കുന്നതിനും പഞ്ചായത്തിനുണ്ടാകുന്ന നഷ്ടം ഈടാക്കുന്നതിനും ഇപ്രകാരം ഒരു രജിസ്റ്റർ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതത്യാവശ്യമാണ്. മേൽപ്പറഞ്ഞ രജിസ്റ്റർ സെക്രട്ടറി തയ്യാറാക്കി തന്റെ ഉത്തര വാദിത്വത്തിൽ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും ടിയാൻ സ്ഥലം മാറിപ്പോകുമ്പോൾ/ദീർഘകാല അവധിയിൽ പ്രവേശി ക്കുമ്പോൾ പുതുതായി ചുമതലയേൽക്കുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥനെ/സെക്രട്ടറിയെ ഏൽപ്പിക്കേണ്ടതും ഇക്കാര്യം Report of transfer charges പ്രത്യേകം രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്. ഇങ്ങനെ ചെയ്യുന്നതിൽ വീഴ്ച വരുത്തുന്ന സെക്രട്ടറിമാരുടെ എൽ.പി.സി./ശമ്പള ബിൽ തടഞ്ഞുവെയ്ക്കക്കേണ്ടതും അവർക്കെതിരെ അച്ചടക്ക നട പടി സ്വീകരിക്കേണ്ടതുമാണ്. ഇക്കാര്യം പഞ്ചായത്ത് ഡെപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടർമാരും പഞ്ചായത്ത് അസിസ്റ്റന്റ് ഡയറക്ടർമാരും പെർഫോമൻസ് ആഡിറ്റ് സൂപ്പർവൈസർമാരും പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കണം. 6. ആഡിറ്റ്-വാർഷിക ധനകാര്യ പ്രതിക-വാർഷിക ഡി.സി.ബി.- ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളിൽ ലോക്കൽ ഫണ്ട് ആഡിറ്റ് വകുപ്പിന്റെ പരിശോധന, പെർഫോർമൻസ് ആഡിറ്റ് അക്കൗണ്ടന്റ് ജനറലിന്റെ പരിശോധന ഇവയ്ക്കു പുറമേ ചിലപ്പോൾ ധനകാര്യ വകുപ്പ് ഇൻസ്പെക്ഷൻ വിഭാഗത്തിന്റെ പരിശോധ നയും നടക്കാറുണ്ട്. മേൽ പറഞ്ഞവയിൽ ലോക്കൽ ഫണ്ട് ആഡിറ്റ് വകുപ്പിന്റെ വിശദമായ പരിശോധന യ്ക്കായി പഞ്ചായത്തിന്റെ വാർഷിക കണക്കുകൾ നൽകേണ്ടതുണ്ട്. 1997-ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് (പരിശോധനാ രീതിയും ആഡിറ്റ് സംവിധാനവും) ചട്ടങ്ങളിലെ 11- ാം ചട്ടപ്രകാരം സാമ്പത്തികവർഷം അവസാനിച്ച് നാല് മാസത്തിനകം, അതായത് ജൂലൈ 31-ാം തീയതിക്ക് മുമ്പ്, ആ പഞ്ചായത്തിന്റെ കണ ക്കുകൾ ആഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ അധികാരപ്പെടുത്തിയ ആഡിറ്റർക്ക് നൽകേണ്ടതാണ് എന്ന് വ്യവസ്ഥ ചെയ്യുന്നു. ചട്ടപ്രകാരവും നിശ്ചിത സമയപരിധിക്കുള്ളിലും ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റുമെന്റ് ആഡിറ്റിന് സമർപ്പിക്കാത്ത സെക്ര ട്ടറിയുടെ പേരിൽ 1994 ലെ കേരളാ ലോക്കൽ ഫണ്ട് ആഡിറ്റ് ആക്ട് 9-ാം വകുപ്പ് 2-ാം ഉപ വകുപ്പ് പ്രകാ രവും പ്രസ്തുത ആക്ടിൻ കീഴിലുണ്ടാക്കിയ ചട്ടങ്ങളിലെ വ്യവസ്ഥകൾ അനുസരിച്ചും നടപടികൾ സ്വീക രിക്കേണ്ടതാണ് എന്നും നിഷ്കർഷിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഓഫീസ് ഉത്തരവപ്രകാരം ഏൽപ്പിച്ചിട്ടുള്ള ജോലികൾ എല്ലാ ഉദ്യോഗസ്ഥരും യഥാസമയം നിർവ്വഹിച്ചാൽ വാർഷിക കണക്കുകൾ നിശ്ചിത സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ തന്നെ തയ്യാറാക്കാവുന്നതാണ്. ആയതിനാൽ വാർഷിക കണക്കുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിൽ എല്ലാ ജീവനക്കാർക്കും ഉത്തരവാദിത്തമുണ്ടായിരിക്കുന്നതും വീഴ്ച വരുന്ന പക്ഷം (പിഴയൊടുക്കൽ, പ്രോസികൃഷൻ എന്നിവ) എല്ലാ ജീവനക്കാർക്കും ബാദ്ധ്യത ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതുമാണ്. 7. മുൻകൂട്ടി അറിയിപ്പ് ലഭിക്കുന്ന പരിശോധനകളെ സംബന്ധിച്ച്.- ഏത് കാലഘട്ടത്തിലെ കണ ക്കുകളാണോ പരിശോധിക്കുന്നത് ആ കാലഘട്ടങ്ങളിൽ സെക്രട്ടറിയായിരുന്ന/ചാർജ് വഹിച്ചിരുന്ന ഉദ്യോ