Panchayat:Repo18/vol2-page1052

5.5.3 ഗുണമേന്മാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ (Quality Objectives) നിർണ്ണയിക്കുക () ഗുണമേന്മാ നയത്തിനനുസരിച്ച് ഗുണമേന്മാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിർണ്ണയിക്കണം. (i) ഓഫീസിലെ ഓരോ വിഭാഗത്തിന്റെയും/സെക്ഷന്റെയും തലങ്ങളിൽ രൂപീകരിക്കുന്ന ഗുണമേന്മാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ ഗുണനിലവാരമുള്ള സേവന പ്രദാനമെന്ന പൊതു ലക്ഷ്യത്തിനു അനുപൂരകമാണെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തണം. (iii) ഗുണമേന്മാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിനുള്ള കർമ്മ പരിപാടി തയ്യാറാക്കി അവയുടെ കാര്യ ക്ഷമമായ നിർവ്വഹണം ഉറപ്പുവരുത്തുകയും നിരന്തരം മോണിറ്റർ ചെയ്യുകയും വേണം. 5.6.0 ഗുണമേന്മാ മാന്വൽ (Quality Manual) തയ്യാറാക്കുക. ടോട്ടൽ ക്വാളിറ്റി മാനേജ്മെന്റിലൂടെ ഐ.എസ്.ഒ. 9001:2008 സർട്ടിഫിക്കേഷൻ നേടുന്നതിനായി ഉത്ത രവാദിത്ത്വങ്ങളെക്കുറിച്ചും പഞ്ചായത്തിന്റെ ഗുണമേന്മാ നയം, ലക്ഷ്യങ്ങൾ, ഗുണമേന്മാ സംവിധാനം, സേവ നങ്ങൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ചും ഉള്ള ആധികാരിക മാർഗ്ഗരേഖയായ ക്വാളിറ്റി മാന്വൽ (മലയാളത്തിലും ഇംഗ്ലീ ഷിലും) തയ്യാറാക്കണം. 5.7.0 കർമ്മപരിപാടി (Action Plan) തയ്യാറാക്കുക. (i) ധനകാര്യ സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മിറ്റിയുടെ നേതൃത്വത്തിൽ ടോട്ടൽ ക്വാളിറ്റി മാനേജ്മെന്റ് നടപ്പിലാക്കി ഐ.എസ്.ഒ. 9001 : 2008 നേടുവാനുള്ള കർമ്മ പരിപാടി തയ്യാറാക്കണം. (ii) ഭൗതിക സാഹചര്യങ്ങൾ, പരിഹാര സംവിധാനങ്ങൾ എന്നിവ തീരുമാനിക്കുന്നതിനും നടപ്പിലാ ക്കുന്നതിനും ഉള്ള സമയവിവരപ്പട്ടിക തയ്യാറാക്കി ഭരണ സമിതിയുടെ അംഗീകാരം വാങ്ങണം. 5.8.0 (p.6mconomo (moofloboamo (Ouality Mechanism) 5.8.1 5'S' ഫ്രെയിം വർക്ക് നടപ്പിലാക്കൽ പ്രവർത്തനോന്മുഖ അന്തരീക്ഷം ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനായി ഓഫീസും പരിസരവും സജ്ജീകരണങ്ങളും വൃത്തിയായും ഉപയുക്തമായും ഒപ്പം അവയുടെ സ്ഥായിയായ നിലനിൽപ്പിനുമായി 5 'S' ഫ്രെയിം വർക്ക് നടപ്പിലാക്കേണ്ടതാണ്. (അനുബന്ധം 4). 5.8.2. 630.oslon 5 (meela,(06mo (Office Arrangement) (i) ഓഫീസ് വൃത്തിയും വെടിപ്പും ഭംഗിയും ഉള്ള രീതിയിൽ സജ്ജീകരിക്കണം. സജ്ജീകരണങ്ങൾ ഭാവിയിലുണ്ടാകാവുന്ന മാറ്റങ്ങൾകൂടി ഉൾക്കൊള്ളാവുന്നതാകണം. (ii) എല്ലാ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കും ഇരിക്കുവാനും, ഫയലുകൾ സൂക്ഷിക്കുവാനും ഓഫീസ് പ്രവർത്തന ങ്ങൾ സുഗമമായി നടത്തുവാനും ഉള്ള സൗകര്യങ്ങൾ ഏർപ്പെടുത്തണം. (iii) എല്ലാ ജീവനക്കാരുടേയും അഭിപ്രായങ്ങൾ ക്രോഡീകരിച്ചും ക്വാളിറ്റി സർക്കിളിന്റെ നേതൃത്വ ത്തിൽ അഭിപ്രായ ഏകീകരണം നടത്തിയും വേണം ഓഫീസ് നവീകരിക്കേണ്ടത്. (iv) റെക്കോർഡുകൾ സജ്ജീകരിക്കുവാനും സൂക്ഷിക്കുവാനും വേഗത്തിലും സൗകര്യത്തിലും എടു ക്കുവാനും പര്യാപ്തമാകുന്ന രീതിയിൽ റെക്കോർഡ് റൂമിനാവശ്യമായ സൗകര്യങ്ങൾ ഒരുക്കണം. 5.8.3 (osnómá 630.oslon 5 (meela,06mo (Front Office Arrangements) (i) പഞ്ചായത്തുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ സോഫ്റ്റ് വെയറുകളും സ്ഥാപിക്കാനും (അനുബന്ധം 5), കാര്യക്ഷമമായി പ്രവർത്തിപ്പിക്കുവാനും പര്യാപ്തമായ രീതിയിൽ കമ്പ്യൂട്ടറും അനുബന്ധ ഉപകരണങ്ങളും ഇന്റർനെറ്റും സജ്ജീകരിക്കണം. (ii) സൂചിക സോഫ്റ്റ്വെയർ (Soochika Software) ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് കമ്പ്യൂട്ടറിലും മെയിൻ ഓഫീസി ലുള്ള എല്ലാ കമ്പ്യൂട്ടറുകളിലും ലിങ്ക് ചെയ്യണം. (iii) വൈസ് പ്രസിഡന്റ്, സെക്രട്ടറി, ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് സൂപ്പർവൈസർ ഉൾപ്പെടെയുള്ള മോണിറ്ററിംഗ് അംഗങ്ങൾക്ക് നിരന്തര പരിശോധനയ്ക്ക് സാധ്യമാകത്തക്ക രീതിയിൽ സൂചിക സോഫ്റ്റ്വെയർ സജ്ജീ കരിക്കണം. (iv) ചുവടെപ്പറയുന്നവ ലഭ്യമാക്കണം (എ) പഞ്ചായത്തിന്റെ സ്ഥാപനങ്ങൾ, പഞ്ചായത്തിൽ സ്ഥിതിചെയ്യുന്ന സർക്കാർ സ്ഥാപനങ്ങൾ എന്നിവയുടെ അഡ്രസ്സും ലഭ്യമാകുന്ന സേവനങ്ങളും അടങ്ങുന്ന ഇൻഫർമേഷൻ ഡയറക്ടറി. (ബി) എല്ലാ ഫോറങ്ങളും, സ്റ്റേഷനറിയും, നിയമങ്ങളും, ചട്ടങ്ങളും സർക്കാർ ഓർഡറുകളും, സർക്കു ലറുകളും, പൗരാവകാശ രേഖയും, (സി) ജോലി ചംക്രമണം തീരുമാനിക്കുന്ന ഓഫീസ് ഓർഡറും, കർത്തവ്യ വിഭജനവും അടങ്ങുന്ന ഓർഡറും. 5.8.4 പൊതുജന സൗകര്യങ്ങളുടെ സജ്ജീകരണം പൊതുജനങ്ങൾക്കായി ചുവടെപ്പറയുന്ന സൗകര്യങ്ങൾ പഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിലും ഘടകസ്ഥാപന ങ്ങളിലും സജ്ജീകരിക്കണം.