Panchayat:Repo18/vol2-page0648

648 GOVERNAMENT ORDERS 3.7 സേവനങ്ങൾ നൽകൽ അപേക്ഷകന് നൽകിയ കൈപ്പറ്റ് രസീതിൽ സേവനം നൽകുമെന്ന് കാണിച്ച തീയതിക്കുമുമ്പായി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകൾ ആവശ്യമായ രേഖകൾ തയ്യാറാക്കി ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ ഏൽപ്പിക്കേണ്ടതാണ്. സെക്ഷനുകൾ സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്ന മുറക്ക് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡയറിയിലെ 5-ാം കോളത്തിൽ ലഭിച്ച തീയതി രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. സേവനം സ്വീകരിക്കുന്നതിനായി ഹാജരാകുമ്പോൾ ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡയറിയിലെ 7-ാം കോളത്തിൽ കൈപ്പറ്റുന്നയാളുടെ ഒപ്പ് വാങ്ങി സേവനം നൽകേണ്ടതും കൈപ്പറ്റു രസീത റദ്ദാക്കേണ്ടതുമാണ്. ഇപ്രകാരം ഏഴുദിവസത്തിനകം കൈപ്പറ്റാത്ത സേവനങ്ങൾ എല്ലാ തിങ്കളാ ഴ്ചയും തപാൽ മാർഗ്ഗം അയച്ചുനൽകേണ്ടതാണ്. സേവനം തപാലിലയ്ക്കുകയാണെങ്കിൽ ഡെസ്പാച്ച വിവരം ഡയറിയിലെ 8-ാം കോളത്തിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. നിശ്ചിത തീയതിയിൽ സേവനം ലഭ്യ മാക്കാൻ കഴിയാത്ത സാഹചര്യത്തിൽ അതിന്റെ കാരണവും എന്ന് സേവനം നൽകാൻ കഴിയുമെന്ന വിവരവും രേഖാമൂലം അപേക്ഷകനെ അറിയിക്കേണ്ടതും പ്രസ്തുത വിവരം ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡയറി യിലെ അഭിപ്രായക്കുറിപ്പ് കോളത്തിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്. സേവനം നൽകുന്നതിന് പുതിയ തീയതി നിശ്ചയിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ബന്ധപ്പെട്ട തീയതിയുടെ പേജിലും ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ട (O)O6ΥY). 3.8 വിവരങ്ങൾ നൽകൽ അന്വേഷണങ്ങൾക്കും സംശയങ്ങൾക്കും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് അസിസ്റ്റന്റ് കൃത്യതയോടെയും, വസ്തതു നിഷ്ഠമായും മറുപടി നൽകേണ്ടതാണ്. വിവരങ്ങൾ പൂർണ്ണമായും കൃത്യമായും നൽകുന്നുവെന്ന് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് സൂപ്പർവൈസർ ഉറപ്പാക്കേണ്ടതാണ്. അന്വേഷണങ്ങൾക്ക് വ്യക്തമായ മറുപടി നൽകുന്നതിനു വേണ്ടി വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കേണ്ട സാഹചര്യത്തിലും ഏതെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള വിവരങ്ങൾ സെക്ഷനോ ഉത്തരവാദപ്പെട്ടവർക്കോ ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിലേക്കോ തിരിച്ചോ കൈമാറേണ്ട സാഹചര്യത്തിലും അവ മെസ്സേജ് ബുക്ക് വഴി നൽകേണ്ടതാണ്. മെസ്സേജ് ബുക്കിന്റെ മാതൃക അനുബന്ധം 4 ആയി നൽകിയിരിക്കുന്നു. ഇത് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. 3.9 ഫോറങ്ങളുടെ വിതരണം സൗജന്യമായും വില ഈടാക്കിയും നൽകുന്ന വിവിധ ഫോറങ്ങൾ ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് വഴി വിതരണം ചെയ്യേണ്ടതും വിശദാംശങ്ങൾ അനുബന്ധം 5 - ലെ മാതൃകയിലുള്ള ഫോറവിതരണ രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെ ടുത്തേണ്ടതുമാണ്. സൗജന്യമായി വിതരണം ചെയ്യുന്ന ഫോറങ്ങളുടെ വിവരം ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ എഴുതി പ്രദർശിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്. 4. ജീവനക്കാരുടെ ചുമതലകൾ 1) ജീവനക്കാർ ജനങ്ങളോട് സൗഹാർദ്ദപരമായ പെരുമാറ്റവും സമീപനവും പുലർത്തേണ്ടതാണ്. 2) ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രജിസ്റ്ററുകൾ അതാത് ദിവസം പൂർണ്ണമാക്കി, അസി സ്റ്റന്റും സൂപ്പർ വൈസറും സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. 3) എല്ലാ ദിവസവും വൈകുന്നേരം 4 മണിക്കുമുമ്പായി ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് അസിസ്റ്റന്റ്, ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡയറി പരിശോധിച്ച അടുത്ത പ്രവൃത്തിദിവസം നൽകേണ്ട എല്ലാ സേവനങ്ങളും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ ലഭ്യ മായിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തേണ്ടതാണ്. ഏതെങ്കിലും സെക്ഷനിൽ നിന്ന് സേവനം ലഭ്യമാക്കിയിട്ടില്ലെ ങ്കിൽ സൂപ്പർവൈസറുടെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തി പരിഹാരം കാണേണ്ടതാണ്. 4) ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ചുമതലയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥർ തങ്ങളുടെ മറ്റ് ചുമതലകൾ ഓഫീസ് ഉത്തരവ് പ്രകാരം അതതുപോലെ നിർവ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്. 4.1 ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് അസിസ്റ്റന്റ് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിലെ ചുമതലകൾ നിർവ്വഹിക്കുന്നതിനായി പഞ്ചായത്തിലെ ക്ലറിക്കൽ ജീവനക്കാരെ പ്രതിദിന ചംക്രമണം (daily rotation) അടിസ്ഥാനത്തിൽ നിയോഗിക്കേണ്ടതാണ്. പ്രവർത്തന ചുമതല ഓരോ ദിവസവും വൈകുന്നേരം കൈമാറേണ്ടതും, ചുമതലാ കൈമാറ്റം ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡ്യൂട്ടി രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്. (മാതൃക അനുബന്ധം 6 ആയി ചേർത്തിരിക്കുന്നു) ഇപ്രകാരം ചുമതല കൈമാറ്റം നടത്തുമ്പോൾ രസീതബുക്ക്, രജിസ്റ്ററുകൾ, മറ്റു രേഖകൾ എന്നിവയും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ ലഭിച്ചതും വിതരണം ചെയ്യാത്തതുമായ സേവനങ്ങളും തപാലുകളും കൈമാറി എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ട രാബ 4.2 ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് അറ്റന്റർ ഫ്രണ്ട ഓഫീസ് ചുമതലക്കാരെ സഹായിക്കുന്നതിന് ലാസ്റ്റ് ഗ്രേഡ് ജീവനക്കാരെ നിയോഗിക്കേണ്ട ᏣᎧᏅ6rrᎠ. 4.3 ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് സൂപ്പർവൈസർ 1) ഓഫീസ് ഭരണസംവിധാനത്തിന്റെ സൂപ്പർവൈസറായ ജൂനിയർ സൂപ്രണ്ട്/ഹെഡ്ക്ലാർക്കിന്റെ (IS/ HC) നേരിട്ടുള്ള നിയന്ത്രണത്തിലാണ് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് പ്രവർത്തിക്കേണ്ടത്. ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് പ്രവർത്തന