Panchayat:Repo18/vol2-page0647

GOVERNMENT ORDERS 647 3) സെക്ഷനിൽ ലഭിക്കുന്ന അപേക്ഷകളുടെ വിവരങ്ങൾ ചേർക്കേണ്ട രജിസ്റ്ററുകൾ (ഉദാ:കർഷക ത്തൊഴിലാളി പെൻഷൻ അപേക്ഷാ രജിസ്റ്റർ, വാർദ്ധക്യകാലപെൻഷൻ അപേക്ഷാ രജിസ്റ്റർ, വിവരാവകാ ശനിയമപ്രകാരമുള്ള രജിസ്റ്റർ, ജനന-മരണ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾക്കായുള്ള അപേക്ഷാ രജിസ്റ്റർ തുടങ്ങിയവ) ഏതെന്ന് അതാത് തപാലിന്റെ നേരെ രജിസ്ട്രേഷൻ- വിതരണ രജിസ്റ്ററിലെ 7-ാം കോളത്തിൽ ചേർക്കേ ണ്ടതാണ്. പ്രത്യേക രജിസ്റ്ററുകളിൽ ചേർക്കണമെന്ന് നിഷ്കർഷിച്ചിട്ടില്ലാത്ത എല്ലാ തപാലുകളും പൊതു തൻപതിവേടിൽ ചേർക്കേണ്ടതാണ്. 3.3.കൈപ്പറ്റ് രസീത എല്ലാ തപാലുകൾക്കും കൈപ്പറ്റ് രസീത നൽകേണ്ടതാണ്. സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്ന തീയതി പൗരാവ കാശ രേഖയിൽ അനുശാസിക്കുന്ന തരത്തിൽ നിശ്ചയിച്ച കൈപ്പറ്റ രസീതിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. കൈപ്പറ്റ് രസീത, ഡ്യപ്തളിക്കേറ്റിൽ തയ്യാറാക്കി ഒറിജിനൽ അപേക്ഷകന് നൽകേണ്ടതും പകർപ്പ് തപാലി നോടൊപ്പം ചേർക്കേണ്ടതുമാണ്. കൈപ്പറ്റ് രസീതിന്റെ മാതൃക അനുബന്ധം 2 ആയി ചേർത്തിരിക്കുന്നു. സേവനം നൽകുന്ന സമയപരിധി അതതു പഞ്ചായത്തുകൾ തീരുമാനിച്ച പൗരാവകാശ രേഖയിൽ ചേർക്കേ ണ്ടതും എന്നാൽ ഇപ്രകാരം നിശ്ചയിക്കുന്ന സമയപരിധി ഏതെങ്കിലും നിയമത്തിലോ ചട്ടങ്ങളിലോ സർക്കാർ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങളിലോ നിഷ്കർഷിച്ചിട്ടുള്ള സമയപരിധിയിൽ അധികരിക്കാൻ പാടില്ലാത്തതുമാണ്. 3.4 പണമിടപാടുകൾ പഞ്ചായത്തിലേക്കുള്ള എല്ലാ വരവുകളും ചട്ടപ്രകാരമുള്ള രസീത നൽകി ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ സ്വീക രിക്കേണ്ടതാണ്. ഓഫീസിൽ മറ്റ് പണ സ്വീകരണ കേന്ദ്രങ്ങൾ ഉണ്ടാകാൻ പാടില്ല. പണം സൂക്ഷിക്കുന്നതി നുള്ള സൗകര്യം ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതാണ്. ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ സ്വീകരിക്കുന്ന കാഷ്. എല്ലാ ദിവസവും 3,00മണിക്കു തന്നെ ഓഫീസ് കളക്ഷൻ രജിസ്റ്റർ മുഖാന്തിരം കാഷ് ചെസ്റ്റിന്റെ ചുമതല യുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥനും തുടർന്ന് രജിസ്റ്റർ, അക്കൗണ്ട സെക്ഷനും കൈമാറേണ്ടതാണ്. കാഷ് നൽകലും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് വഴി ആയിരിക്കണം. കാഷ് ബുക്കിന്റെ പ്രതിദിന ക്ലോസിംഗും വരവുരജിസ്റ്റർ, ചെലവു രജിസ്റ്റർ, വിവിധ ഡിമാന്റ് രജിസ്റ്ററുകൾ തുടങ്ങിയവയിലെ രേഖപ്പെടുത്തലുകളും ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനു കൾ അതതുദിവസം തന്നെ 3.00മണിക്കു ശേഷം പൂർത്തിയാക്കേണ്ടതാണ്. 3.5 ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡയറി ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ സ്വീകരിക്കുന്നതും സേവനം നൽകേണ്ടതുമായ അപേക്ഷകളുടെയും പരാതി കളുടെയും കാര്യത്തിൽ യഥാസമയം സേവനം ലഭ്യമാകുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താനായി അനുബന്ധം 3-ലെ മാതൃകയിലുള്ള ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡയറി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. ഒരു നിശ്ചിത തീയതിയിൽ നൽകേണ്ട സേവനങ്ങൾ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനായി ഡയറിയുടെ ഒന്നോ അതിലധികമോ പേജുകൾ നീക്കിവയ്ക്കക്കേണ്ടതാണ്. ഇപ്രകാരം നീക്കിവെച്ച പേജുകൾ തികയാതെ വരുന്ന പക്ഷം ഡയറി യിലെ തന്നെ മറ്റൊരു പേജ് ഉപയോഗിക്കേണ്ടതാണ്. ഓരോ അപേക്ഷയും സ്വീകരിക്കുന്ന മുറക്ക് 1 മുതൽ 4 വരെ കോളങ്ങളിലും സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്ന മുറക്ക് മറ്റു കോളങ്ങളിലും രേഖപ്പെടുത്തലുകൾ വരുത്തേണ്ടതാണ്. മറുപടി നൽകേണ്ട ഔദ്യോഗിക തപാലുകളുടെ വിവരവും ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് ഡയറി യിൽ ചേർത്ത് മോണിറ്റർ ചെയ്യേണ്ടതാണ്. 3.6 തപാലുകളുടെ വിതരണം അതാതു ദിവസം സേവനം ലഭ്യമാക്കേണ്ട തപാലുകളും അടിയന്തിര തപാലുകളും പരാമവധി 30 മിനിറ്റിനകവും മറ്റു തപാലുകൾ അന്നേദിവസം തന്നെ കഴിയുന്നത്ര വേഗത്തിലും എന്നാൽ വൈകീട്ട് 4.00 മണിക്ക് മുൻപായും സെക്ഷനുകളിലേക്ക് കൈമാറേണ്ടതാണ്. 1) സെക്രട്ടറി, പ്രസിഡണ്ട് എന്നിവരുടെ പ്രത്യേക നിർദ്ദേശം ആവശ്യമായ തപാലുകൾ നേരിട്ട സെക്ര ട്ടറിക്ക്/പ്രസിഡണ്ടിന് നൽകേണ്ടതും ആവശ്യമായ നിർദ്ദേശം ലഭ്യമായ ശേഷം സെക്ഷനുകൾക്ക് കൈമാ റേണ്ടതുമാണ്. 2) ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിൽ നിന്നും വിവിധ സെക്ഷനുകൾക്കും, പ്രസിഡണ്ട്, സെക്രട്ടറി എന്നിവർക്കും തപാൽ വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനായി പ്രത്യേകം ഫോൾഡറുകൾ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും തപാലുകൾ ഫോൾഡ റിൽ ചേർത്ത് നൽകേണ്ടതുമാണ്. 3) തപാൽ കൈമാറ്റങ്ങൾക്ക് രജിസ്ട്രേഷൻ - വിതരണ രജിസ്റ്ററിലെ 9-ാം കോളത്തിൽ അക്കനോള ജ്മെന്റ് വാങ്ങേണ്ടതാണ്. 4) അതത് ദിവസം ലഭിച്ച തപാലുകൾ യഥാസമയം വിതരണംചെയ്ത ശേഷം "... തീയതി, ഈ ആഫീസിൽ ലഭിച്ച എല്ലാ തപാലുകളും രജിസ്ട്രേഷൻ വിതരണ രജിസ്റ്ററിൽ ചേർത്ത് വിതരണം ചെയ്തി ട്ടുണ്ട്" എന്ന് അന്നന്ന് ചുമതലാ കൈമാറ്റത്തിന് മുൻപ് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് സൂപ്പർവൈസർ രജിസ്ട്രേഷൻ വിതരണ രജിസ്റ്ററിൽ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. 5) സെക്ഷനിൽ ലഭിക്കുന്ന നമ്പരിട്ട തപാലുകൾ അതതു ദിവസം തന്നെ തൻപതിവേടുകളിൽ ചേർക്കേ ണ്ടതും ഇക്കാര്യം സൂപ്പർവൈസർ ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതുമാണ്.